POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La FUNDACIÓN VIBRA FUTURO (en adelante “la Fundación”), entidad sin ánimo de lucro, con el propósito de fomentar, promover, organizar, ejecutar y desarrollar actividades culturales, artísticas, recreativas y deportivas en Colombia con énfasis en las poblaciones del oriente de Cali, domiciliada en la ciudad de Cali, en la calle 75B # 20-170 local 9 - 24 Centro comercial Río Cauca, identificada con NIT 901.994.145-2, en adelante la Responsable del tratamiento, le informa a los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos que valora su privacidad y está comprometida en proteger la información personal que se recolecta en el transcurso de nuestra relación cultural, comercial o de servicios con nuestro recurso humano, usuarios de sitios web, clientes, proveedores, contactos y público en general.

En tal sentido, Fundación Vibra Futuro en cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, pone a su conocimiento la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (“la Política”) con el fin de garantizar el adecuado manejo, protección, confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares de datos que interactúan con la Fundación en el desarrollo de sus actividades, informar a los Titulares cuáles son sus derechos legales respecto de sus Datos Personales, dar a conocer los mecanismos y procedimientos para hacerlos efectivos, dar a conocer quién es el encargado de atender las consultas y dar a conocer cuáles las finalidades y los Tratamientos a los cuales serán sometidos los Datos Personales.

2. ALCANCE

Esta política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, transmitidos, transferidos o suprimidos por la Fundación, en el marco de sus actividades culturales, artísticas, recreativas y deportivas realizadas en Cali, el Valle del Cauca y el territorio nacional.

3. MARCO LEGAL:

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1581 de 2012.

Decreto Reglamentario 1377 de 2013

Normas, decretos y tratados internacionales.

Políticas y reglamentos internos.

3. DEFINICIONES:

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato Sensible: todo aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación Política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud y los datos biométricos.

Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, nacional o extranjera, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Ley Aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.

Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, nacional o extranjera, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.

Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a la Compañía.

Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.

Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El Responsable de los Datos Personales, en términos de lo establecido en la Ley Aplicable es FUNDACIÓN VIBRA FUTURO, entidad sin ánimo de lucro, identificada con NIT No. 901994145-2, con domicilio en la calle 75B # 20-170 de la Ciudad de Cali y correo electrónico [email protected]

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

La Fundación, en desarrollo de su objeto social, podrá actuar como Responsable o Encargado de los datos personales que se encuentren bajo su custodia. Los Datos Personales recolectados podrán ser almacenados, gestionados, consultados, compartidos, reportados, procesados, modificados, actualizados, compilados, transmitidos, transferidos, intercambiados, utilizados, recolectados, usados, suprimidos, tratados, ofrecidos y utilizados por parte de la Fundación para las siguientes finalidades:

Finalidades Generales para el Tratamiento de Datos Personales

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares o grupos de interés que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos Personales a la Fundación

El registro de la información personal en las bases de la fundación.

El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales, tanto nacionales como extranjeras, por solicitud expresa de las mismas y bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.

El cumplimiento de los deberes legales impuestos por la normatividad a la Fundación y los reportes que deba realizar a las distintas autoridades competentes.

La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de los Datos Personales le corresponde a la Fundación.

Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por la Fundación

Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de la Fundación.

Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.

Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con la fundación.

Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y la Fundación o de la autorización dada por el Titular.

Tratar los Datos Personales en medios físicos, digitales o por cualquier medio conocido o por conocer en el futuro.

Incluir dentro de las bases de datos, la información derivada de la relación existente entre el Titular y la Fundación.

Finalidades para el Tratamiento de Datos de población participante de programas, festivales, eventos de la Fundación.

Recopilar, almacenar, usar y procesar información personal necesaria para la planeación, organización, ejecución, evaluación y seguimiento de actividades culturales, artísticas, recreativas y deportivas realizadas por la Fundación.

Registrar y gestionar la información de los participantes (menores y adultos) en talleres, concursos, festivales y demás actividades desarrolladas por la Fundación.

Enviar información relacionada con convocatorias, cronogramas, actividades, resultados, eventos y proyectos de interés promovidos por la Fundación o aliados estratégicos vinculados a su objeto social.

Administrar la información de artistas, instructores, patrocinadores, donantes, voluntarios, proveedores y demás personas naturales o jurídicas que apoyen las actividades de la Fundación.

Verificar la identidad de los participantes, garantizar la seguridad en el desarrollo de las actividades y cumplir con las disposiciones legales en materia de protección de menores de edad y prevención de riesgos.

Captar, publicar y difundir imágenes, fotografías y videos de las actividades y eventos (incluyendo a los participantes), con fines de archivo, promoción, divulgación, marketing y rendición de cuentas de la gestión de la fundación, respetando siempre los derechos de imagen y la dignidad de los menores de edad y obteniendo la autorización explícita cuando sea requerida por ley.

Tratar los datos personales de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando dicho tratamiento responda al interés superior del menor, garantizando el respeto a sus derechos fundamentales, con autorización de sus padres o representantes legales.

Dar cumplimiento a obligaciones contractuales, contables, fiscales, administrativas y legales derivadas de las actividades de la Fundación, y atender los requerimientos de autoridades competentes.

Crear y mantener actualizadas las bases de datos necesarias para el desarrollo de las actividades propias del objeto social y para la conservación de los registros históricos de la Fundación.

Realizar análisis, encuestas y estudios de impacto sobre las actividades de la Fundación, de manera anonimizada o disociada cuando sea posible, con el propósito de mejorar la gestión institucional y justificar el uso de recursos ante entidades aliadas o financiadoras.

Finalidades para el Tratamiento de Datos del Recurso Humano

Analizar, procesar y seleccionar hojas de vida en el marco de procesos de selección y mantener contacto con el Titular sobre el estado de su proceso.

Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, de servicios, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de la Fundación en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que puede vincular al Titular con la Fundación.

Disponer de los Datos Personales del recurso humano para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de la fundación y mantenerlos actualizados.

Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.

Administrar los Datos Personales para que la Fundación, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el recurso humano de forma previa haya autorizado el Tratamiento de sus Datos Personales.

Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales esté legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS− , cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que la Fundación cumpla su deber como empleador.

Responder solicitudes del trabajador o del ex trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a la Fundación en razón del vínculo laboral.

Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.), así como establecer controles de acceso a la infraestructura física de la fundación y la utilización de videograbaciones con fines exclusivos de vigilancia y seguridad de las instalaciones y de las personas.

Gestionar sus Datos Personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.

Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el recurso humano haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.

Enviar beneficios y regalos que por mera liberalidad de la Fundación decida otorgar a sus empleados.

Compartir los Datos Personales con terceros que presten servicios de administración de nómina a Fundación.

Finalidades para el Tratamiento de Datos de Proveedores y/o Contratistas:

La Fundación utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como del personal de sus proveedores y/o contratistas cuando los proveedores sean personas jurídicas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.

Recolectar, registrar y actualizar la información con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con la Fundación y demás trámites asociados a cargo de la Fundación.

Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a la Fundación y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.

Evaluar los servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor y/o contratista.

Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de la Fundación, incluyendo el proceso de conocimiento del proveedor.

Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otra índole que permita a la fundación identificar la capacidad de cumplimiento del proveedor.

Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor o contratista.

Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos.

Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a la Fundación.

Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de la Fundación, así como la utilización de videograbaciones que serán utilizadas exclusivamente con fines de vigilancia y seguridad de las instalaciones y de las personas.

Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.

Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.

Transferir información a autoridades locales o extranjeras que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de la Fundación.

Compartir Datos Personales con terceros que soportan la operación de la Fundación.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, las organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual o los datos biométricos.

En el Tratamiento de datos sensibles la fundación cumplirá con las siguientes obligaciones:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

El tratamiento tenga una finalidad legítima, clara y proporcional a la actividad de la Fundación, especialmente en el marco de sus programas culturales, artísticos, recreativos o sociales.

En cumplimiento del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y del principio del interés superior del menor, la Fundación realizará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cuente con la autorización previa, expresa e informada de sus padres, representantes o acudientes legales.

Se límite estrictamente a las finalidades educativas, culturales, artísticas, deportivas, formativas o de inclusión social que constituyen el objeto social de la Fundación.

La Fundación, en su rol de Responsable o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales (según el caso) de niños, niñas y adolescentes, velará por el uso adecuado de los mismos. Para este fin, cumplirá con los principios y obligaciones establecidos en la Ley Aplicable.

La Fundación garantizará que los menores puedan participar en actividades culturales y recreativas sin que su información personal sea divulgada o tratada de manera que pueda afectarles negativamente.

El tratamiento de los datos de menores podrá incluir, de manera controlada y siempre con autorización escrita, el uso de imágenes, fotografías, videos o grabaciones con fines artísticos, pedagógicos o de divulgación institucional, asegurando que, No se publique información que permita la localización de los menores, No se utilicen sus imágenes con fines contrarios a la dignidad humana, en todo momento se respete el principio de finalidad legítima y proporcionalidad.

La Fundación adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos sensibles y de menores, evitando su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración.

El acceso a dicha información estará restringido exclusivamente al personal autorizado y solo se compartirá con terceros cuando sea indispensable para el cumplimiento de los fines institucionales o por mandato legal.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares podrán ejercer el derecho de hábeas data frente a la Fundación con el objeto de:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular que requiera presentar una consulta o reclamo ante la Fundación deberá indicar su nombre completo, tipo y número de identificación, correo electrónico y cualquier otro dato que sea necesario para que la Fundación le envíe de vuelta la respuesta. Para mayor seguridad recomendamos que se envíe la consulta o reclamación al correo electrónico registrado en la Fundación. En caso que la consulta o reclamo sea presentado por un causahabiente, representante o apoderado del Titular es necesario que se acompañe la consulta o reclamación con los documentos que soporten tal calidad.

En caso que el Titular decida presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio deberá primero agotar el trámite de consulta o reclamo indicado frente a la Fundación.

Consultas

Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que la Fundación como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular o la constancia de autorización otorgada por el Titular, en caso que corresponda. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por la Fundación y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.

Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de la Fundación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante la Fundación o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto o faltan datos para procesarlo adecuadamente por la Fundación, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La Fundación sólo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Fundación, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus bases de datos.

9. CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES A LA POLÍTICA

Todo cambio efectuado a la presente Política será reflejado y notificado en los sitios web de la Fundación, o bien, por medio de una notificación independiente, como envío de correos electrónicos, antes de la implementación de la nueva versión.

10. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política empezó a regir el 1 de octubre de 2025.